La pregunta más repetida del autónomo: "¿esto me lo puedo desgravar?". Esta guía la responde con los criterios que aplica la AEAT en inspección, con base en la Ley 35/2006 del IRPF (LIRPF), la Ley 37/1992 del IVA (LIVA) y sus reglamentos.
No es una lista cerrada: son principios que tienes que aplicar a tus gastos.
Los tres requisitos imprescindibles
Para que un gasto sea deducible en IRPF e IVA, tiene que cumplir los tres requisitos a la vez. Si falla uno, no deduces.
1. Afectación a la actividad
El bien o servicio tiene que estar afecto directa y exclusivamente a tu actividad económica (artículo 29 LIRPF y artículo 95 LIVA). Hay una excepción importante: los bienes divisibles (vehículos, vivienda) admiten afectación parcial, pero con reglas propias.
Un ordenador que usas solo para trabajar: afecto al 100 %, deducible. Un ordenador que usas también para ver series: no es divisible en uso, la AEAT lo considera no afecto y lo rechaza.
2. Correlación con los ingresos
El gasto tiene que estar relacionado con la obtención de ingresos de la actividad. Un consultor de software puede deducir un libro técnico; difícilmente puede deducir una novela romántica salvo que demuestre relación directa.
3. Justificación y registro contable
Necesitas factura completa a tu nombre y NIF (no vale un tique simplificado, salvo excepciones), y el gasto tiene que estar contabilizado en el libro de gastos (artículos 68 del Reglamento del IRPF).
El ticket del supermercado sin tu NIF no deduce, aunque sea un gasto real.
Gastos claramente deducibles
Estos casi nunca dan problema en inspección:
- Cuota de autónomos (RETA).
- Sueldos y salarios del personal a cargo, y su Seguridad Social.
- Alquiler del local afecto a la actividad.
- Servicios profesionales: gestoría, abogado, diseño gráfico, publicidad.
- Material de oficina y consumibles.
- Software y licencias (SaaS, ofimática, herramientas específicas).
- Formación relacionada con la actividad: cursos, libros técnicos, suscripciones profesionales.
- Tributos no estatales: IAE (si pagas), tasas municipales de la actividad.
- Primas de seguros que cubran riesgos de la actividad: responsabilidad civil, local, equipos.
- Gastos financieros de préstamos afectos.
- Amortizaciones del inmovilizado afecto (ordenadores, mobiliario, etc.) según tablas oficiales.
Gastos con reglas especiales
Vivienda afecta parcialmente
Si trabajas desde casa, puedes deducir la parte proporcional de gastos de la vivienda si has comunicado la afectación en tu alta censal (modelo 036/037) indicando los metros cuadrados afectos.
Dos bloques:
- Gastos de titularidad (IBI, comunidad, tasa de basuras, amortización si es en propiedad, intereses de hipoteca): deducen en la proporción de metros afectos sobre el total (por ejemplo, 15 m² afectos sobre 75 m² = 20 %).
- Suministros (electricidad, agua, gas, internet, telefonía fija): regla especial del artículo 30.5ª LIRPF. Se aplica el 30 % sobre la parte proporcional a los metros afectos. En el ejemplo anterior: 20 % por metros × 30 % = 6 % del total de la factura.
En IVA, los suministros admiten deducción solo si se destinan exclusivamente a la actividad: en la práctica, solo el servicio específico del despacho (una línea de fibra independiente, por ejemplo) es 100 % deducible. Una factura de luz mixta, no.
Vehículo
Norma general: el vehículo turismo se considera no afecto salvo que lo uses exclusivamente para la actividad. En IRPF, la AEAT aplica un criterio muy restrictivo.
Excepciones con afectación del 100 % (artículo 22.4 Reglamento IRPF):
- Vehículos mixtos de transporte de mercancías.
- Taxis.
- Vehículos de autoescuela.
- Vehículos de servicio a representantes o agentes comerciales.
- Vehículos de alquiler a terceros.
En IVA, presunción del 50 % para turismos (artículo 95.Tres.2ª LIVA), que puede elevarse al 100 % si se demuestra afectación total, o reducirse si se demuestra afectación menor. Las excepciones anteriores llevan presunción del 100 %.
Los gastos asociados (combustible, reparaciones, seguro, parking, peajes) siguen la misma afectación que el vehículo.
Dietas y manutención
Los gastos de manutención del propio autónomo en desplazamientos profesionales son deducibles con límites (artículo 30.2.5ª LIRPF):
- 26,67 €/día en territorio nacional.
- 48,08 €/día en el extranjero.
Con tres condiciones cumulativas:
- El desplazamiento debe ser por motivos de la actividad.
- El pago debe hacerse por medios electrónicos (no en efectivo).
- Debe existir factura (no basta ticket).
El alojamiento no tiene tope específico, pero igualmente requiere factura.
Ropa y calzado
La ropa solo deduce cuando es ropa específica de la actividad (uniforme, EPI, bata de médico, toga de abogado). Un traje de calle, por mucho que lo uses solo para reuniones, la AEAT no lo admite.
Móvil y telefonía
Si tienes una línea de uso exclusivo profesional, deduce al 100 % en IRPF e IVA. Si tienes una sola línea para uso mixto, la AEAT no admite deducción parcial en IVA (no hay regla del 30 %). En IRPF, un porcentaje razonable puede defenderse, pero el uso mixto es terreno gris: una línea exclusiva separada suele compensar.
Comidas con clientes y proveedores
Es uno de los conceptos más conflictivos. Requisitos para que la AEAT los acepte:
- Factura a tu nombre y NIF.
- Pago con tarjeta (no efectivo).
- Anotación de con quién y por qué, para poder justificar la correlación con ingresos en caso de inspección.
Aun cumpliendo todo, existe un límite general del 1 % de la cifra de negocios para atenciones a clientes en Sociedades (artículo 15 e LIS). En IRPF se aplica por analogía en actividades económicas. Por encima del 1 %, la parte que excede es gasto no deducible.
Seguros de salud y de vida
- Seguro de enfermedad del autónomo, cónyuge e hijos menores de 25 años: deducible con tope de 500 €/persona/año, o 1.500 €/persona/año si tiene discapacidad (artículo 30.2.5ª LIRPF).
- Seguro de vida: no es deducible como gasto de la actividad salvo los seguros colectivos que cubran compromisos laborales.
Gastos claramente no deducibles
La lista corta pero importante:
- Multas y sanciones (artículo 15 LIS, aplicable por analogía).
- Donaciones y liberalidades no reguladas por ley específica.
- Recargos de apremio y por declaración extemporánea.
- IVA soportado no deducible según reglas del IVA (si ya lo has deducido en el 303, no puede ir también como gasto en el 130).
- IRPF e IRPF de retenciones practicadas.
- Pérdidas del juego.
- Atenciones a clientes por encima del 1 % de la cifra de negocios.
- Gastos personales del autónomo y de su unidad familiar: comida diaria en casa, ropa de calle, ocio, viajes no profesionales.
Errores frecuentes que la inspección detecta
Facturas a nombre personal
Cualquier gasto con ticket o factura simplificada sin NIF es defendible como gasto solo si el reglamento de facturación no exigía factura completa. Para deducir IVA, es directamente inviable.
Mezclar uso profesional y personal sin documentar
El teléfono, el coche, la comida con un "amigo que también es cliente": sin documentación contemporánea, la inspección los rechaza.
Gastos anticipados sin periodificar
Si pagas un seguro anual en enero, el gasto devenga durante todo el año. En el libro de gastos se imputa según el criterio de devengo, no el de caja (salvo opción expresa por el criterio de caja según artículo 7.2 del Reglamento).
Inversiones como gasto corriente
Una compra de ordenador de 1.500 € no es un gasto del trimestre: es un bien de inversión que se amortiza durante su vida útil (en informática, normalmente 4 años, 25 % anual según tablas).
Impacto: IRPF e IVA a la vez
Un gasto con factura completa bien afecto reduce dos impuestos:
- Resta del rendimiento neto en el 130 y en la renta (IRPF).
- El IVA soportado se deduce en el 303 (IVA).
Un gasto con tique simplificado: ni una cosa ni la otra. Si es afecto al 100 %, puedes salvar el IRPF pidiendo una factura completa al proveedor (tienes hasta 30 días desde la operación para solicitarla, artículo 15 del Reglamento de facturación).
Esto en Berria
Berria clasifica cada gasto según su categoría contable, marca los requisitos pendientes (factura completa, método de pago, afectación) y aplica automáticamente las reglas especiales —regla del 30 % de suministros de vivienda, tope de dietas, límite del 1 % de atenciones a clientes— al cálculo del 130 y del 303. Si un gasto no cumple los tres requisitos, lo destaca antes del cierre del trimestre para que lo corrijas con tiempo.